高效办公新感触 难离协同软件系统-协同软件解决方案.doc

高效办公新感触 难离协同软件系统 -协同软件解决方案 【 eNet 硅谷动力消息】被采访者：韩新林 综合管理部 文档管理员 “我来中邮电的第 5 天，集团就上了 A6 协同管理系统，和以前的工作模式不太一样。现在用了快两年了，已经离不开它了。每天上班打开电脑的第一件事就是上协同处理事项，而且全天挂线。” 公文管理缩短审批周期 过去，一个公文拟定完成之后，总是要跑很多部门来签批。至少得跑 3 个部门，再分别找领导。如果领导开会或出差了，公文就只能搁置下来。而且，每到一个领导那里，都需要重新解释一遍哪里发的文，主要是什么内容等等。这样下来，即使相关人员都在，签批至少要 1 天，最后再交到打印员处。一份公文完成要花费好几天。现在通过 A6 协同管理软件，一份公文最快 20 分钟，就走完全部流程。每位领导在审阅的时候都可以修改、批复。如果拖的时间长了，还可以用“催办”功能提醒一下，大大缩短了公文流转的周期。看，我这里从 2006年 8 月至今，已经有 818 条公文记录了。 会议管理降低办公成本 集团公司会议多，涉及部门多，相互间的通知和沟通比较繁琐。我这里需要全程管理会议，从会议发起，通知，纪要直到最后发送资料。会议通知一发出，信息马上就会出现参会人员的待办事项中。会议开始前 10 分钟，协同还会自动弹出窗口来提示，很人性化。会议结束后，我负责整理会议纪要，并发送给相关领导和人员，最后归档到单位文档中，整个过程都离不开 A6。还有平时的一些协调工作，比如最近召开的 2007 年中国国际通信技术展览会，就需要调集各方人员，其中像咨询、通知、会议资料等都在 A6 上完成。要是没有 A6，不知道要打多少个电话，发送多少个传真，而且还容易传送不到，节省了大量办公成本。 公共信息第一时间传递信息 对我来说，平日里应用最多的就是公共信息管理，比如发布信息简报，每周工作动态，生产经营分析、专题办公、总经理办公室会议纪要以及行政公告就是我的一部分工作。除了新闻模块外，公共信息的讨论和调查我也经常使用。比如，参加过其他部门通过 A6 发布的“品牌标识调查”，每周都会去“企业文化天地”“有说有笑”讨论区浏览一下大家发布内容，看看最近同事都在关心什么，我自己遇到工作方面 的问题有时也会到公共信息的讨论区中发消 息求助，这都已经成为习惯了。