索源电子文档管理系统解决方案-电子政务解决方案.doc

索源电子文档管理系统解决方案 -电子政务解决方案 一．传统文档管理存在的问题 从政府文件、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，各类文档对政府、公司的平稳有效运行是至关重要的。随着越来越多的机构和个人利用互联网来发布信息，并重复利用网络中的文档及其内容，这使得捕获、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。但目前的现状是当人们议论到信息安全，往往首先想到的是外部攻击，因此联想到的是防火墙、入侵检测、内部网和外部网物理隔离等技术，而内部的信息泄露往往不受重视。但据权威统计 2000 年各种安全漏洞造成的损失中， 30%-40%是由电子文件的泄露造成的；而 Fortune 排名前 1000 家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是 500000 美元。 随着 Internet 越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文件以电子文档的形式传输。众所周知，电子文档极易复制且复制后不留任何痕迹。通常电子文档的传输造成的信息泄露有以下几种形式： 有些计算机病毒自动地把电子文档发送出去，使电子文档传给了没有阅读权限的阅读者，造成秘密信息公开，甚至把公司内部信息无意地传到了竞争者手里。 因操作失误，无意地把秘密文件拷贝到公共目录，或发送给其他人，使不应该看到该文件的人能够阅读该 文件。 因离开公司或其他原因，把秘密文件拷贝到软盘带走，或通过网络发送出去。 通过非法手段取得访问权限，并把文件拷贝出去。 二．索源电子文档管理系统的功能 （ 1）内容转换服务 自动将存放在 eDiscovery EDM 内容库中的普通桌面应用程序文档（包括微软的 Word、 PowerPoint、 Excel 以及 Lotus WordPro、 Corel WordPerfect、Autodesk AutoCAD、金山 WPS Office、方正排版系统等）完全不失真的转换成易于阅读 PDF 文件，形成内部统一规范的文档格式。使更多的人可以访问工程或建筑图纸、图表、公开发表的文件以及其他种类的内容。 将 PDF 原始文档联接起来，这样，当原始文档发生变化时，网络上的文件也将自动更新。 （ 2） 内容加密服务 自动为存放在 eDiscovery EDM 内容库中的 PDF 文件进行加密。通过定制的 Acrobat Plug_In 实现文档安全属性控制并提供文档级的安全保护。 可以由用户设置和文