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浅谈我厂 OA系统存在问题及改进对策 — 工矿企业 浅谈我厂 OA 系统存在问题及改进对策 我厂的办公自动化系统（ OA）自 2001 年 7 月份正式运行以来，至今已经 3 年多了。 OA 系统的运行，既保留了传统的日常办公程序，又改进了工作方法，在实际的应用中取得了一定的成效。但随着社会的发展和管理理念的更新， OA 系统不适应企业发展新形势需要的弊端日益突出。 一、 OA 系统中收发文管理存在问题及对策。 （一）发文管理的现状及需完善的方面。 1、发文流程使用现状。 OA 系统中收发文管理将过去的手工传文上升为电子传文。现在我厂的发文流程是起草、部门领导核稿、文字审核、领导签发、编号、排版打印、用印、封发、归档 8 个环节，电子发文与手工发文最大的提高：一是在文件的核稿过程中，可以通过电子邮件进行修改，减少文件的流通时间；二是在几分钟之内，可以将已经形成的文件同时传送给所有需要阅办和阅知的人员，文件的传送及时、迅速，大提高了工作效率；三是文件不用再印制，节省了大量的纸张、耗材等费用。发文流程是 OA 系统中的重要模块，目前基本所有的发文都在网上下发，所有管理 人员均可以熟悉使用，近几年各部门纸张费用大幅度降低，文件、材料的网上传送实现了规章制度、企业标准在全厂的共享。 2、当前 OA 系统中发文管理存在的问题及对策。社会的发展日新月异，企业的发展必须是与时俱进才能与社会的发展保持同步。 2002 年我厂进行了贯彻质量、环境和职业安全卫生标准体系，于 2003 年 11 月12 日，环通认证公司给公司颁发了质量管理体系 ISO9001、环境管理标准体系 ISO14001 以及职业安全卫生管理体系 OSHMS 的认证证书。在贯标过程中，我部门在文件控制程序的会审过程中，发现了 OA 系统发文管理 的不足，一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件管理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开，也无法在文件上加注作废标识。三是已归档文件仍在发文界面上出现，程序设计不太合理。四是当前 OA 系统中档案借阅流程不符合我厂档案借阅常规，审批手续不全。 对策： 1、重新进行发文程序设计，增加文件阅知人员填写意见栏，增加作废文件识别标记或增加作废文件项，可以将作废的文件移到作废文件项