召开高效的项目启动会议.doc

召开高效的项目启动会议 项目启动会议是给团队鼓舞士气、建立以完成任务为共同目标的最佳时机。优秀的项目启动会议源自于精心的策划。在完成了有关项目的准备工作后，你需要策划一个有效的会议。 以下是我根据个人经验总结的一套策略。这些策略曾帮助我在会议上保持条理、建立领导威信，并且使每个项目参与者融入团队。它们对你也会有所帮助，使你能够将项目启动会议进行得更有成效。 请记住，把握好项目启动会议，这对项目的成功至关重要。 制定会议议程 项目启动会议与任何成功的会议一样，与会者都只有在清楚地了解会议的进程安排后，方可更出色地完成会议任务。为了更 好地帮助团队成员做会前准备，我一般在项目启动会议前，会让自己填写一份表格来制定基本会议议程安排，表格内容包括项目经理、日期、与会成员、项目意义、目标和可交付成果、项目成员介绍及其职责、项目假设、项目计划、取得成功的关键因素等。 启动会议 会议开始后，应尽快进入会议主题 —— 介绍项目及其重要意义，并阐明项目目标及可交付成果。介绍项目成员并对每个人在项目中的职责做简要讨论。由于这是整个项目的第一次会议，所以多数的发言应由你一个人来完成。项目启动会议旨在使全体成员了解项目情况并达成一致目标，并不需要对每个一条目进行 详细讨论。你要让每名与会者感觉到会议议程是由你安排并控制的。 制定项目计划 介绍完项目大致情况后，开始讨论项目假设，项目假设是你制定项目计划的基础。现在拿出你之前发给大家的项目计划草案，逐条讲解。你需要解释并强调：这只是一个草案，当务之急是确保任务设置没有遗漏、分配得当、时间进度安排合理。说明项目计划将成为项目进展会议的基础，并用作项目管理工作中的基本沟通依据。在逐条讲解项目任务的时候，指出之前准备工作中你所发现的影响任务完成的关键因素。 在给团队逐条介绍项目计划的过程中，你就可以指出其中的关键任务，即影响 整个项目完成的潜在瓶颈。确保讨论紧绕主题，不要陷在某一个问题之中，但同时也要借此机会帮助团队成员指出可能会遇到的问题。强调取得成功的关键因素，并解释其重要性。 建立团队成员期望 为每周的项目进展会议安排一个合适的时间，会议长度在一小时左右。强调每个团队成员都必须完成每周布置的工作任务并务必参加进展会议。 花一些时间提醒大家团队协作的重要性。强调团队成员之间相互关照的必要性。当前的目标是成功地完成项目，而这个目标的实现则取决于大