办公自动化系统（OA）运行管理规定—法律法规.doc

办公自动化系统（ OA）运行管理规定 — 法律法规 1.目的 为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。 2.适用范围 2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。 2.2 OA 系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。 3.相关部门职责 3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。 3.2 集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行 OA 用户的注册和注销。 3.3 集团办公室信息技术处负责 OA 系统操作技术的培训， OA 系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。 3.4 各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。 4.文件发送与接收 4.1 集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化 系统（ OA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。 4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用 OA 发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。 4.3 电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。 4.4 所有 OA 用户每天上、下午上班后都必须及时登录 OA 系统查看文件，并始终使 OA 系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。 4.5 电子文件发送后，工作人员 应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。 4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立OA 系统管理体制，指定专人负责 OA 系统文件的管理。 5. 用户注册和注销 5.1 总部新进符合使用 OA 系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和 OA 用户注册。总部 OA 用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及 OA 注销手续后，方可办理离职手续。 5.2 各控参