县机关事务管理局文书档案制度—规章制度.doc
县机关事务管理局文书档案制度 — 规章制度 (一)严格文书档案室管理制度,无关人员不得入内查阅、翻阅文件,随手关门,切忌将钥匙挂在抽屉或门上。 (二)切实做好保密工作,各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回,随时入柜,不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎,不得另行处理。 (三)负责各类发文的编号、登记、印发,做到准确、无误。 (四)及时做好各种来文的登记,按规定程序分别送局领导、中层干部传阅,做到当日收文,当日传阅,及时收回。 (五)按月做好各类文件、资料的收集整理工作,做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱,文件资料完整,查找方便。 (六)做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成,按规定编写序号、目录、页码,装订成册,及时归档;因工作需要调阅档案,须经局领导同意,阅后及时归还。 文件收发、传阅、立卷归档管理制度 (一)发文:因工作需要应由局名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等),先由有关科(室)提出要求,对于需要协调和解决的事项,事先进行协调,取得一致意见。然后有关科(室)拟定行文稿件(包括发文稿纸上 的有关项目),送办公室审核认可,并在核稿上签字后,报局领导签发。再由办公室登记编定发文号,打印的稿件经有关科(室)校对无误后,交办公室司印、装订、留存、分送。 (二)收文:收文办理包括签收,登记、申核,拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后,送办公室领导审核来文是否受理,对应转办的文件要及时转交,在此基础上提出拟办意见,分送领导及有关科(室)阅读或对应办的事项作出批示。 (三)传阅:根据领导的意见需传阅的文件,由办公室负责收发的同志依次送有关科(室)和有关人员传阅,传阅文 件一般做到当天送达,当天阅毕,签名交回,以提高传阅时效。因需要而暂留的文件,要打好招呼。 (四)承办:需要承办的文件根据领导批示,由办公室及时转交给有关科(室)或有关同志,按照要求及时办理;超过时限的,由办公室催促办理。办理结束后,将办理结果书面交办公室,需要答复对方的,拟写成初稿,由办公室报请领导审定后行文。由县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件,办公室应及时报送局领导,签署意见后,直接送交转给有关部门。 (五)立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次,对缺少或残缺的文件,及时追查、弥补。次 年五月底前分门别类,附上目录