沟通与参与——论IT项目的沟通管理.doc

沟通与参与 —— 论 IT 项目的沟通管理 本文针对如何提高“用户的积极参与”方面，阐述在 IT 项目中信息系统供应商的项目团队与用户之间如何通过有效的沟通以达到相互协作的目的。 项目管理理论认为：用户的积极参与、表达明确的需求、管理层的大力支持是决定IT 项目成功的三个主要因素。 但是现实情况是怎样的呢？据国外某著名管理咨询公司对近几年来美国 IT 项目完成情况的统计，如果按照时间、成本、范围三约束来衡量项目成功与否的话，只有大约 28%的项目可以算是成功完成。如果以此标准来衡量中国 IT 项目的成功与否，那么成功的比率也不会超出 28%。 很多不幸失败的 IT 项目，虽然它们具体的情况不同（因为项目有惟一性），但是失败的原因却大同小异，存在着某些共性。所以，有许多失败的项目常常会听到如下的抱怨： 软件公司项目团队：“项目结束的时间没办法估算出来，而用户总有很多工作要做，不能有效地参与项目的工作，项目的推进很艰难”、“我们制定了计划，不过用户总也不能按计划配合我们工作”；用户：“我们非常想配合你们，但我们总是不知道该做什么”、“你们制定的计划为什么总是与我们的工作有冲突呢”。 与传统投资相比，信息技术投资往往具有较高的技术含量和较大的风险。参与信息化选型 和信息化建设的用户并不都是信息化专家，项目中可能遇到的困难和阻力来自方方面面，项目随时都存在失败的风险，信息系统供应商在实施前应深入分析、充分筹划，将可能出现的问题做全面的研究并制定对策，对所有可能发生的风险进行归纳和预防，但随着项目工作进程的深入，还是会有许许多多新的问题出现。信息系统建设是信息系统供应商和用户共同面对的项目，只有双方的积极参与才能促进项目的成功，而只有进行有效的项目沟通管理才能确保用户的积极参与。 项目的沟通管理是指：“确保及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息所需要的 过程。” ——摘自美国项目管理协会（ PMI）标准委员会编撰的《项目管理知识体系指南》。 IT 项目的沟通管理是以“沟通是先导、计划是基础、通知是号角、检查是保障”为指导原则的，建立“沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾”的沟通机制。首先，明确分析在信息化建设项目中用户方有哪些人需要进行沟通、具体沟通的内容是什么、在什么时候进行沟通和以什么方式进行沟通，在此基础上制定切实可行的项目沟通计划；其次，以制定的沟