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IT 项目全景管理 — 项目和组合管理技术解析 在充满竞争的市场环境中,关键项目、预算和时间表的明确性对于企业的管理层而言至关重要。在这一领域,项目和组合管理 (Project Portfolio Management,简称 PPM)的贡献和价值在于,它能够保证 IT和业务目标的一致性,提高 IT 服务交付的效率和质量。 从 2007 年底开始,项目与组合管理 (以下简称 PPM)一词在 IT 管理领域的曝光率不断攀升,正在成为管理领域的技术热点之一。事实上, PPM 的产品在市场上已经存在了一段时间,但导致企业用户对其关注度提升的却是日益严重的项目无法实现预期业务目标的问题。据 Gartner 公布的有关数据显示,有 70%的项目不能按时完成,成本失控,或没有达到预期的质量目标,而有 50%的 IT 项目在交付时超出了预算。 为了确保能够在预算范围内按时交付 IT 项目,企业开始寻求技术和工具方面的支持。企业的管理者希望,能够借助软件工具跟踪多个 IT 项目的进展,获取对项目各层面执行情况的可见性,并且使项目执行具备灵活应变的能力,并最终保证 IT 项目的成功交付。这些需求促进了 PPM 进入到蓬勃发展的新时期。 超越传统项目管理 “目前市场上对于 PPM 的定义还有一些含混的地方,很多软件供应商把 PPM和项目管理混为一谈。” Compuware 北亚区技术支持经理马怡骢说。他指出, PPM相比传统的项目管理增加了更为丰富的内容。它加入了财务管理、预算管理和ROI(投资回报率 )的内容,能够使组织以图形汇总的形式查看项目组合的运行情况,并且可以使用与进度、预算、满 意度和质量相关等度量来评估其执行情况。 “综合来看, PPM 对于企业的价值体现在,它提高了 IT 资源的利用率,避免了资源浪费 ;为 IT 项目执行提供了充分的灵活性,让项目随客户需求进行变更成为可能。同时,它也为 IT 部门与业务部门沟通提供了一个透明的、可视化的沟通平台。” 马怡骢说。 在确保 IT 与业务目标一致的同时, PPM 还能够让 IT 部门充分利用 IT 预算,实现少花钱多办事。研究机构 AMR Research 指出, PPM 可以帮助 IT 和业务经理确定整个企业 IT 项目的优先次序,并且获得了解预算用于何处的可见性,以及为 未来的技术投资创建标准的标准集合。对于按照“先进先出”的惯用次序对IT 项目进行优先级定义的常规做法而言, PPM 带来的改变是,它使得项目经理能够根据一套跨域或跨 IT 和业务部门的目标进行投资分析,从而合理定义整个企业 IT 项目的优先次序。 AMR Research 推测,如果企业每年在 IT 上花费 2.5 亿美元,采用 PPM 实践和技术后,每年可以节省或避免 500 万到 2500 万美元的花费。因此,有专家指出,尽管预算紧张。 IT 经理还是应该投资 PPM,以向业务部门证明,他们是在有效地部署 IT 技术。 而作为 IT 管理技术的 一个重要分支, PPM 在 ITIL v3 最佳实践体系中也扮演着非常重要的角色。 HP 软件部 PPM&ITSM 产品副总裁 Eric Vishria 指出,在新版 ITIL 框架中, PPM 能够为企业的流程管理演进提供战略层面的指导。“ ITIL v3 遵循服务驱动生命周期的理念,在其轮式结构中, PPM 处在完整服务生命周期的前端, PPM 和 ITSM(IT 服务管理 )是促成服务生命周期循环的两个关键点。”他说。 多元化的实践路径 部署 PPM 通常意味着企业需要经历项目管理应用的整合过程。以中宏保险为例,在实施 PPM 之前,其企业内部拥 有多个项目管理的相关应用,包括项目管理、预算管理、资源管理、时间管理、项目状态监控等,不同的软件工具司不同的职能。例如,项目管理采用微软 Project,时间管理基于 Lotus Notes 等。随着 IT治理进程的深入,以及业务机构变化所导致的流程改变,激发了中宏保险在项目组合管理方面的需求。 借助 Compuware Changepoint PPM 解决方案,中宏保险对分散的流程进行整合,建立了以时间管理为核心的项目组合管理机制。新的管理系统在串连项目生命周期管理各个环节的同时,还能够根据新的业务需求建立新的项 目组合,并生成管理仪表盘。 马怡骢指出, PPM 的一个重要价值体现在,它不仅能够真实地反映那些大投入项目的进展情况,还能够跟踪那些花费不多,但却能够对业务产生关键影响的项目状态。“完整的 PPM 部署将把时间管理、报销跟踪、项目管理、需求管理、资源管理及预算管理等各个环节串连起来。”他说。 作为 PPM 技术领域的重要供应商, HP 软件所采用的 PPM 方法遵循自上而下地计划与自下而上地驱动实践相结合。 HP PPM Center 能够实现对需求收集、资源分配、项目执行等环节的统一、可视化管控,并提供强大的工作流引擎, 帮助企业实现项目生命周期的管理。同时,该软件还支持与微软 Project 的双向集成。HP 的 Vishria 认为,“ PPM+ITSM”的模式是 IT 管理的更高境界,两者以需求采集和服务水平管理为切入点,为企业构筑完整的服务生命周期循环。 美国 Constellation Energy 集团为了满足 Sarbanes-Oxley 法案开始部署PPM。同时该集团还认为,企业必须更严格地对项目管理流程进行约束并确保 IT项目符合业务预期。作为一位前 Mercury 的客户和老 HP 用户, Constellation Energy 希望实 现项目管理数据与从 HP 购买的质量测试和 IT 服务管理产品的直接集成。基于这种集成,企业将获取一种掌握所有重要 IT 活动的一站式视图,通过对服务台、服务目录和项目管理的整合,实现 IT 需求的汇总。 Constellation Energy 选择升级到 HP PPM Center 7.5 版本,并添加了其项目管理软件与 HP 服务管理中心之间的集成。通过这些集成, IT 经理可以看到业务变化可能给下游 IT 环境造成的影响,项目团队将获得对应用或服务生命周期的可见性来更好地理解资源是如何被使用的。 “企业在 PPM 领域的实践不一 定非得开始于商用工具软件,借助手工的方法,用户同样可以系统地收集业务需求,定制 IT 项目规划。” Vishria 说。不过他也指出,专用 PPM 工具的价值在于,它能够将上述的过程变得更加高效和自动化。在 PPM 部署的时机选择方面, Vishria 认为,企业在完成事件管理、问题管理、变更管理、配置管理等核心流程的构建后,就可以选择引入 PPM,此举将帮助企业从源头驱动 IT 服务的改进。 产品多样 应用刚起步 PPM 应用虽然刚刚升温,但这一细分领域早已云集了不少知名软件供应商。例如前面提到了 Compuware 和 HP,以 及 CA、 IBM、 Innotas、 LiquidPlanner、Planview 和 Primavera 等软件公司。 事实上,同属 PPM 产品家族的软件在功能方面各有 所侧重,往往是从软件厂商的原有优势中承袭而来。例如, Compuware 的解决方案贯穿需求管理、项目管理等环节,支持用户在项目进程中对需求基线进行调整 ;HP 的 PPM 技术来源于其对美科利的收购,专注于从财务、 ROI(投资回报 )的角度管理 IT。而除大厂商的整体 PPM 解决方案外,一些新兴厂商侧重在项目管理层面,注重强化其产品与微软 Project 的集成能力。 谈到目前 PPM 在中国市场的推进状况,马怡骢认为,这一细分市场仍处在客户培育期。他指出,用户无法清楚地区分 PPM 和传统项目管理之间的区别就真实地反映了这一领域 的发展现状。与此同时, PPM 的实施效果与企业的 IT 管理成熟度密切相关。马怡骢指出,就现阶段的技术应用水平而言, PPM 适用于那些运行着完整的项目管理体制、项目内部角色分工明晰、拥有良好的项目管理习惯的企业。 另外,有分析人士指出,虽然现阶段很多企业认识到 PPM 在监测、审查和调整 IT 支出方面的实际意义,但大部分的用户仍处在观望阶段。造成这一局面的一个关键原因是, PPM 的实施是一个相对复杂和长期的过程,它涉及大量的咨询、系统集成和业务流程变更的工作。为了建立某些可比较的审批流程,很多企业需要进行组织结构的改变 。 虽然困难多多,但 PPM 还是因其对 IT 项目交付质量与效率的贡献成为 IT管理领域一个明确的应用创新方向。“ PPM 是 IT 治理框架的实现手段。”马怡骢说。“结合 ITIL v3 框架, PPM 将为企业的流程管理演进提供战略层面的指导。”Vishria 说。这些说法佐证了 PPM 在企业战略管理层面的价值。而在具体操作层面, PPM 能够很好地让企业在维护成本和保证 IT 服务交付之间取得平衡,实现对 IT 投资的合理分配。 事实上,就现阶段的用户需求而言,如何弥补业务需求和 IT 交付能力之间的落差一直是 IT 机构的最大困扰之一。过 去十年间,企业的业务应用和 IT 基础设施都实现了大幅度的增长,但 IT 投资的增幅却是日趋平缓。 IT 机构需要尽快解决 IT 投资与业务目标保持一致的问题, PPM 有助于协助它们迎接这一挑战。除此之外,作为项目管理的升级版本, PPM 还能够在原本相互独立的 IT 规划团队和 IT 运营团队之间建立透明沟通的桥梁,从而让 IT 部门了解不同应用对业务运营的重要程度,实现 IT 项目优先级的合理排序。 必须承认, PPM 对于大多数的中国企业而言,还是一个有些超前的新概念。但它的出现注定将为传统的项目管理方式带来变革。在过去,项目管理与财务管理、预算管理的内容相互独立,管理人员在对项目的规划、执行进行管理的同时,无法从企业战略层面对企业内的多个项目的重要性进行评估,各项目的 ROI 难于计算。 PPM通过量化的价值计算方式帮助企业对 IT项目实施的优先级进行定义,改变了以往 IT 项目审批、 IT 预算分配靠领导层“拍脑袋”决定的工作模式。 从粗放到精细, PPM 将给企业带来这样的改变。与此同时, PPM 赋予企业用户的这种能力也将大幅改进企业在战略层面对 IT 项目实施的引导。目前,企业面临着应用能力重复部署、 IT 环境管理复杂化的难题。如何对 IT 建设进行合理规划 ?如何合理利用 IT投资 ?处在整个 IT服务生命周期前端的 PPM将为用户提供决策层面的指引。而这样的指引让 IT 部门构建健康的项目资金链和管理链成为可能。基于 PPM 的流程管理支持, IT 部门能够与业务部门形成良性的互动,提升 IT 对业务需求变更的应对能力。在 IT 与业务目标达成一致后, IT 与业务的融合才会成为可能。