软件外包项目管理问题与对策.doc
软件外包项目管理问题与对策 摘 要:软件外包近年来在国内的迅速发展,也带来了项目管理方面一些棘手的问题。文章就软件外包项目管理面临的项目过程管理、成本控制、人员问题、信息安全与知识产权保护等方面的典型问题展开探讨,并给出一些解决这些问题的办法。这些解决方法主要来自笔者作为甲方和乙方在实施外包项目管理的过程中的经验总结。 关键词:外包 ;项目管理 ;质量管理 1 引言 十多年前,发达国家软件人才饥荒与研发成本上升不断加剧,使离岸软件外包得到了飞速发展,也造就了印度和爱尔兰的软件外包及服务领域的奇迹。在近几年,作为新的离岸外包选择地,软件外包在国内得到了飞速发展。国家和各地陆续出台一些优惠政策,更是加速了这一发展。 随着软件离岸外包的迅速发展,也暴露了不少管理上的问题。下面列举当前软件外包行业的典型管理问题,结合笔者的实际经验,给出一些应对策略,供各位读者参考。 2 如何打消国外客户对知识产权和信息安全方面的担心 由于众所周知的大环境影响,国外客户对选择中国 外包上最大的担心就是知识产权保护和信息安全方面的问题。如果能够打消客户对这些方面的疑虑,也就为成功合作迈开了很大一步。 一方面,整个公司把信息安全和知识产权保护作为公司和员工行为准则的高压线,实行零容忍原则。如,公司本身就不使用任何盗版软件,组织专人管理软件资产并借助 IT 技术,杜绝员工在工作中使用盗版软件的可能性 ;实施定期的安全审计 ;有专门的高管及信息安全主管处理信息安全和知识产权相关问题。 其次,按照客户的需求在项目 /客户项目群级别做到办公环境和网络环境物理隔绝,完善的门禁系统控制,从技术手段上确 保信息安全和知识产权 ; 另外,项目启动和结项的时候发放和回收机器,因人员跨项目间调配重新格式化机器再分配等手段保证客户知识产权和信息安全 ; 最后,还可以通过第三方认证,如 BS7799, ISO27001 等信息安全方面的评估与认证,来提升接包企业的信息安全方面的管理水平。 某些强势的发包方如微软还推出对外包商的安全评估,通过一系列的细致的检查项来证明接包方是否满足相应的信息安全与知识产权保护方面的要求,并给与适当的评级。这种安全审计除了初次选择外包方的时候运用外,此后也会周期性的对接包方进行常态化信 息安全方面的审计。 当做好了上述基础性工作后,最有说服力的证据莫过于请发包方来公司实地考察参观,从而展示公司在知识产权保护与信息安全方面的决心与所采取的措施。 3 如何进行有效的成本控制 目前外包企业的成本问题主要来自以下几个方面: 首先,由于美元贬值导致以美元计价的收入折算成人民币贬值。以 2 年前8.2 元人民币兑换 1 美元计,按照当前 1 美元兑换 7 元人民币计算,同等的按美元计价收入兑换成人民币缩水达 15%。针对这个问题,很多离岸外包公司采取以非美元签订合同,并逐步扩大非美元区的市场份额来规避汇率 风险。 另外,人力成本的上升使得外包的成本比较优势正在下降。几大主要接包城市上海、大连、北京的人力成本上升比较明显,在不提高原有单位工时报价的基础上,一些外包商已经开始在内地高校比较集中的城市开辟新的接包地。目前比较热门的备选城市有西安,武汉,成都,重庆,南京等地。 再次,如何在商务层面控制也是实施有效成本控制的关键。除去那些策略性的项目,很多项目亏损和盈利状况一般在合同签署时期就已经决定了。所以对于售前的方案,售前的估算和报价审批一定要执行严格的内部评审流程,尽量规避商务风险。另外,随着项目实施过 程中,如何对变更进行管理也是关键。凡是涉及到项目范围的变更,要预先约定好变更流程,公司层面的商务和项目管理监控部门监控变更的落实情况。 4 如何解决人力资源问题 虽然目前每年有大量软件工程专业和软件学院的毕业生进入 IT 行业,但从软件公司的角度来讲,还是极度缺乏有一定研发经验的工程师。一方面,可以通过有竞争力的薪酬和激励,加强社会招聘,构建研发和管理核心团队 ;另外一方面,考虑如何通过校园招聘再辅以成体系的岗前培训,快速的输送合格的软件研发人员。 对于学校招聘的毕业生,针对测试、研发等岗位设置成体系 的课程,包含测试与研发流程、通用测试技术、通用研发技术、针对性的业务领域知识、以及特定研发及测试技术。每类课程设置课程目标与相应的考核机制,在培训生完成为期一个月左右的培训后,要求以小组的方式和个人方式分别提交一个培训项目作业,以评估学员的学习效果从而决定是否结束培训进入项目组。在日常工作中采用各级导师制度,使员工能够在各自岗位上的能力得以持续提升。 另外,发包方往往要求接包方具备快速组建团队的能力。针对这种外包行业的特点,在预算范围内,适度的在各业务领域和技术方向进行人才储备,使得针对新业务、新项目能 够快速组建团队。 5 如何解决外包行业项目间差异性带来的项目管理复杂性 外包行业往往涉及的业务领域很广,从金融服务到通讯业、物流与运输业、电子商务……。外包行业涉及的技术领域也很广,包含嵌入式, Web, B/S,数字多媒体等。这样业务和技术方面的差异,决定了项目生命周期组织方式的不同,如采取瀑布,迭代,敏捷开发还是用户体验驱动开发 ;也决定了项目质量要求的不同,从电信军工级别的质量要求到一般的 OA 系统的质量要求。 外包项目覆盖的项目生命周期的阶段也不尽相同,有全生命周期外包,产品研发外包,测试外包, 运营维护外包等。 外包项目的项目规模和周期差异性也非常大,从几百人团队规模,上万人月的大型项目,到一两个人的团队规模,一两个人月的短期项目。 外包行业的合同订立方式也很不一样,有工作量投入方式的外包、总价合同的外包、总价加变更工作量方式的外包。 部分外包客户要求外包商全部或部分遵循他们的项目管理过程规范要求、采纳他们的项目管理工具和平台以及相应的技术规范要求。 正是以上这些外包行业特有的项目差异性,给外包项目管理规范化带来了极大的复杂性。对于项目管理和质量管理部门的负责人来说,处理这些差异性已经不仅仅是引入 ISO 认证、 CMMI 评估或是实施敏捷开发模式,而是在于如何在规划项目管理 /过程管理体系框架的时候,需要能解决上述外包项目特点引发的管理需要: 1)项目管理框架需要较好的兼容性,能够通过在一定层次上的抽象来包容不同项目特征,不同商业运作模式和客户对项目管理的不同要求。 2)项目管理框架要较好的打通市场,销售,财务,研发和管理部门的壁垒,使项目的商业目标 能在项目实施过程中得以有效的监控。 正是基于以上两个要求,我们提出了商业目标驱动的通用项目生命周期管理框架 (General Project Lifecycle Management Framework,简称 GPLM 框架,下文同 )。下面用较大篇幅来介绍 GPLM 这一项目管理模型的实施。 我们把一个全生命周期的项目按照生命周期阶段划分为 7 个阶段,每个阶段均以一个里程碑点为标志。 7 个阶段和里程碑如表 1 所示。 部分非全生命周期的项目,根据需要调用其中的部分阶段和里程碑作为过程定义。同时对于单个项目,如果一 个比较大的变更的纳入,即使项目已经通过了某些阶段和里程碑,则对于这些变更的部分,视情况决定是否再分解到上述的阶段和里程碑上进行细化控制。对于迭代开发的,上述 4, 5, 6 阶段和相应的里程碑可能在一个项目周期内会多次被重复调用。具体的控制力度及模型定义,根据具体的项目特征进行取舍,但需要经过相应的管理机构,如项目管理办公室或公司软件工程过程组批准。 GPLM 采取一种高度抽象的方式来表述项目定义过程和项目过程监控。如图 1所示。 产生项目定义的过程集的步骤如下: 1)根据项目合同情况,项目经理及上级给项目 提出关于质量,进度,财务等方面的控制目标 ;这个目标一般需要通过公司层面的运营管理办公室的审批予以备案 ; 2)项目经理根据审批后的项目目标,分解成项目各里程碑 的目标 ;同时项目管理办公室和项目经理根据项目各里程碑目标,制定各里程碑的里程碑评审检查单,用于监控里程碑目标的实现 ; 3)在每个里程碑开始前, QA 协助项目经理从组织标准的过程检查单集中定制本项目的过程检查单,用于控制本阶段各基本过程活动和过程产出物的质量,从而确保本阶段里程碑目标落实。过程检查单须通过项目管理办公室的审批 ; 4)在项目实 施过程中,项目组参考过程检查单的要求,从公司庞大的过程资产库中,或客户要求的过程资产中选择过程规范、模板、指导书等。如果两者中都无合适的过程规范,则在遵循过程检查单的要求的前提下,自行制定相应的过程规范。在此过程中,项目管理办公室和 SEPG 团队中的专家会提供专业的支持与指导。 由于是基于目标出发,逐步细化推导出对各子过程和工作产品的要求,最终选择形成本项目需要遵循的过程规范集,从而保证了过程的适用性。组织上不对项目最终遵循什么样的过程规范集的这个层次上做硬性要求,转而把对各子过程,过程工作产物和里程碑的 要求以检查单的形式形成书面的承诺,从而保证了对GPLM 框架对各类型项目的包容和有效控制。 在项目实施过程中,通过多渠道的过程监控活动确保商业目标的达成。主要有: 1)商业目标达成情况监控:项目管理办公室定期审核各项目,各子组织 (事业部 )的经营目标达成情况 ; 2)项目管理办公室周期性项目监控:项目经理每月向项目管理办公室提交项目状态报告,项目管理办公室每月对各项目实施状态监控,跟踪项目目标和项目过程偏差,并形成公司项目状态报告汇报给高层 ; 3)里程碑评审:项目经理向项目管理办公室提交里程碑点报 告,项目管理办公室在里程碑点根据里程碑检查单审核里程碑状态,并出具里程碑审核结果给管理层进行里程碑决策 ; 4)项目软件质量保证: QA 根据过程检查单检查项目过程质量和项目工作产品质量,形成审核报告向项目经理的主管,项目管理办公室报告。 通过这四个层面的过程监控机制,实施监控从过程目标,到里程碑目标,到最终保证项目的商业目标达成情况,及时实施纠偏行动。 6 结束语 以上列举了软件外包在中国近几年发展中冒出的核心问题和对应的解决措施。随着整个外包行业在国内的持续发展,也会有其他新的项目管理问题冒出 来。如何在项目管理、质量管理等方面进行持续优化以适应行业的持续发展是摆在我们外包行业管理者前面的持久课题。