实战协同办公应用.doc
实战协同办公应用 大连 D 公司的业务经理小陈到昆明出差,得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目,而这一项目刚好是小陈公司的业务强项。 机不可失,十万火急!项目第二天就要开标了,虽然没有准备,但小陈觉得还是值得争取一下。于是好说歹说,让小刘在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议。 小陈赶紧先打电话向在海南度假的公司王总作了简单的汇报。按照王总的指示,小陈打开了随身的笔记本电脑,启动竞开协同之星( GK-Star)软件,并接上了互联网,使用 GK-Star 的网络会议功能立即安排了一个网络会议,由远在大连的技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组,立即投入工作。 会后,小陈立即利用 GK-Star 建立了一个“协作区”,并向这个项目小组的所有成员,连同王总等领导都发出了协作区邀请。项目成员接受邀请后,便可以自由进出协作区,阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息,还可以随时留言,使用 BBS、白板等工具进行讨论,如果大家都在的话,也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室,可以随时随地按需建立,随时进行配置,并且,所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络,都可以随时进入,而不必担心信息安全的问题,真正做到“天涯若比邻”。 协作区建完,小陈通过 GK-Star 里面的电子邮件系统,把小刘传来的有关项目资料放到协作区相应的共享文档目录里。随后,在 BBS 里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时,远在大连的同事也开始了工作,在协作区里,小陈 很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等,也看到了王总新的指示。 中午时分,项目方案初稿在协作区里出现。讨论之后,大连同事立即进入第二稿的修改工作。 下午,小陈单枪匹马会见小刘公司一干人等。小陈打开电脑并连网,通过 GK-Star软件查看协作区里新版本方案。会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面,大连成了小陈这边的大后方,负责随时收集相关的资料,并通过协作区及时传给小陈,而王总则通过 VoIP 功能完全参与了整个会议。一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。 小陈回到旅馆后,王 总决定做一个会议总结,并进行第三稿的修改。这时,小刘来了电话,“今天神了,我们领导万万没想到你们的工作效率这么高,说就凭这一点,对我们之间的合作就有信心。”王总得知后非常高兴,表扬了小陈的敬业精神,“协同办公给我们带来了千万级业务大单的入门证。” 协同办公使得商务精英们真正做到了异地办公的“天涯若比邻”。 它们是谁 协同办公是协同软件最基础、最成熟的应用,是软件与通讯技术结合的产物。与传统的 ERP、 CRM 等企业管理软件相比,协同办公强调企业中人的管理和事务的管理,强调以人为中心,管理相关的数据库、文档 、各类信息与各项活动。与传统的 OA 系统相比,协同办公支持全面的移动应用,支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用,强调管理的灵活性、通用性与柔性管理。 协同办公平台包含三大核心平台:企业沟通平台、团队协作平台和应用支持平台。实现企业内部以及企业之间有效、实时的沟通,并以团队协作为核心,提供通用的、随需应变的管理平台,成为一站式的协同办公环境,从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力和开放延伸能力。 它们为什么诞生 协同办公结合了移动办公、远程办公、虚拟团队、延伸型企业、实时企业、企业应用门户、人本 管理、柔性管理等应用技术与管理概念,适应现代敏捷企业以快制慢、随需应变的要求,可快速整合企业内外的资源,使企业获得互动、整体的效益,提高交易效率、降低交易成本,也使协同办公的使用者获得全新的工作体验。 具体来说,协同办公能够为用户带来以下几个方面的价值: 1.加强实时能力,实现信息快速传达、反馈沟通和实时化的管理,适应市场需求,快速变化。 2.提高延伸能力,使企业从单一的、封闭的内部管理体系,延伸到跨企业、跨行业、跨地区的行业联盟。 3.与传统的 ERP、 CRM、 OA 等“刚性管理”工具与方法配合,实现 团队协作。 4.实现完全的安全、高效的移动办公、远程办公。 谁在支持它们 互联网基础设施、电信与通讯设施、电脑硬件技术。 它们的不足 1.技术仍在发展与不断成熟之中。 2.产品、技术和应用还没有统一。 3.商业模式仍待创新 它们将取代谁 传统的工作和管理模式,如出差、集中式的项目管理等; 将取代传统的专业设备与服务,比如专业的视频会议系统等。 历史变革记录 20世纪 90年代, Lotus公司推出的 Notes系统是第一个商用化的协同软件平台。 1997 年, Lotus Notes 的发明人创办 Groove 公司,推出第一个商用 P2P 工作平台并逐步向“虚拟办公软件”转变。 1999 年, Gartner 提出协同商务思想。 2001 年,北京点击科技有限公司在北京成立,次年 8 月,正式宣布进军协同软件市场,并于 2002 年 12 月推出其基于混合对等网络技术的协同软件平台 —— 竞开协同之星( GK-Star)。 2003 年, Oracle 公司宣布推出其基于数据库体系的协同软件套件( OCS)。 2004 年 6 月, IBM 公司推出 Workplace 客户端技术,有别于 Lotus Notes 的全新的协同软件平台。 截至 2005年 7月,国内各种协同软件厂商达 500余家,有十余种相对成熟。 (T112)